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業務の優先順位付けと委任

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忙しい現代では、To-Do リストも膨大になりがちで、その量に圧倒されてしまうこともあるかもしれません。
そんなときは、業務に優先順位を付けたり、他の人に任せたりすると効果的です。
ここでは、優先順位付けや人に仕事を任せるメリット、日常業務の管理に役立つおすすめの方法について説明します。
新しい業務をはじめる際や会社を経営する場合など、スケジュール管理が重要な場面は数多くあります。
優先順位が重要な理由を、いくつか挙げてみましょう。
まず、明確な目的意識を持って、重要な業務に集中することができます。
業務を細かく分けることで管理しやすく、達成しやすくなります。
効率も上がり、時間をより有効に使うことができるようになります。
問題点を突き止めて業務を見直し、取捨選択したり、人に任せたりできるようになります。
では、業務の優先順位付けはどのように行えばよいでしょうか。
たとえば、アイゼンハワー マトリックスと呼ばれる図を使って、業務を重要度と緊急度によって 4 種類に分類します。
緊急性の高い業務をはっきりさせておくと、1 日の業務を順序良く効率的に進められます。
まず、ブログの投稿や見込顧客のフォローアップといった業務をリストアップします。
次に、業務を図の 4 つのセクションに分類します。
どのセクションに該当するかは、業務の重要度をどう考えるかによって決まります。
「緊急かつ重要」は直ちに行うべき業務であり、
たとえば、すぐ公開する必要があるレポートの確認などです。
「重要だが緊急ではない」ものは、後日完了する必要がある業務。
たとえば、数週間先に行う電話サポートなどがあります。
「緊急だが重要ではない」ものは、他の人に任せたほうがよい業務。
たとえば、会議のスケジュール調整などがあげられます。
「緊急でも重要でもない」ものは、
オフィスの飾り付けのような業務です。
こうした作業は、リストから削除してもかまいません。
1 つのセクションの業務は、10 件までに抑えて、新しいものを追加するまでに終えるようにしましょう。
また、優先順位に基づいて業務を整理すると、明らかに 1 人では締切に間に合わないものが見つかることがあります。
このような場合は、人に任せるようにしましょう。
大きなプロジェクトでは、特定の業務を他の人に任せることで、プロジェクトを効率的に進めることができます。
業務は、相手の強みに応じて任せることが重要です。
要件や締切を明確に伝え、進捗を随時確認することも必要です。
こうしたヒントを取り入れれば、業務リストをより早く効率的に完了できるようになるでしょう。
現在の業務を先ほどの図で分類し、生産性や効率性の向上にぜひお役立てください。
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常に仕事に追われている状態では、どんなに優秀な人でもストレスが溜まってしまいます。一番にしなければならないことは何でしょうか?他の人に任せられる作業はありませんか?大切なのは、優先順位付けと委任です。 優先順位付けと委任によって作業負担を軽減する方法、より生産性な方法で日々の作業を管理する方法を学びましょう。

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