Per migliorare il modo in cui gestisci il tuo tempo devi stabilire una serie di obiettivi da raggiungere entro un determinato periodo e assegnare la giusta priorità alle attività che richiedono maggiore attenzione.
In questa lezione analizzeremo gli aspetti più comuni che ci fanno perdere tempo e ci rendono meno efficaci.
Inoltre, proporremo alcuni semplici suggerimenti e trucchi per migliorare la gestione del tempo e la produttività.
Chi o che cosa ti fa perdere tempo? Nel corso di una giornata possono esserci molte distrazioni che non ti fanno lavorare in modo efficace.
Possono essere aspetti di piccola entità, come rispondere alle chiamate telefoniche, alle email e alle domande dei colleghi oppure pensare troppo ai compiti da svolgere, ma tutti contribuiscono a farti perdere tempo.
Non riuscire a concentrarsi in un ufficio rumoroso o non avere le apparecchiature necessarie per lavorare bene potrebbe essere un segnale che è l'ambiente di lavoro stesso a distrarci.
È possibile anche che la minore produttività sia dovuta al modo in cui si svolge la giornata, ad esempio alla necessità di passare da una riunione all'altra.
Il primo passo per essere più produttivi è identificare queste distrazioni, che siano legate a continui rinvii, fattori esterni o interruzioni che influenzano il tempo perso nel corso del giorno.
Per iniziare, prendi nota di quanto tempo impieghi a completare le singole attività quotidiane. Questo è un passo fondamentale per sfruttare al massimo il tempo che hai a disposizione. Prova a creare un registro giornaliero utilizzando strumenti online come, ad esempio, i fogli di lavoro, oppure le note. La cosa più importante è descrivere tutto in dettaglio: ogni compito, interruzione, chiamata o pausa caffè.
Idealmente, dovresti cercare di raccogliere queste informazioni per un periodo abbastanza lungo, ad esempio un paio di settimane, così da avere un'idea precisa di come gestisci il tuo tempo.
Il passo successivo è identificare gli aspetti che ti distraggono e cercare di ridurli al minimo.
Esistono vari strumenti di produttività online come Asana, Basecamp e Google Keep che consentono di creare elenchi digitali dei compiti da svolgere, gestire le attività e programmare la giornata.
Alcuni permettono addirittura di delegare le attività ad altri oppure di ricevere promemoria quando si avvicina la scadenza di un'attività. Molti di questi strumenti sono gratuiti e alcuni prevedono versioni gratuite per team più piccoli.
Ricordati di essere realistico.
Provare a fare troppe cose può comportare un calo della produttività, oltre ad abbassare il morale.
Per iniziare, crea un elenco di attività prioritarie, in formato cartaceo o utilizzando uno degli strumenti online che abbiamo citato. Spuntare le varie voci nell'elenco ti darà una grande motivazione e uno slancio maggiore per portare a termine i tuoi compiti.
Ecco cinque importanti suggerimenti che puoi integrare nella tua routine quotidiana per aumentare la produttività.
Rimani concentrato durante le riunioni.
Evita quelle non necessarie o in cui non è richiesta la tua presenza. Il tuo tempo è prezioso. Usalo con saggezza.
Se sei tu a pianificare la riunione, definisci aspettative chiare, fornisci in anticipo tutti i materiali di riferimento e inizia e termina in orario.
Crea ogni giorno elenchi di attività. Abituati a creare un elenco ordinato per priorità di tutte le cose che devi portare a termine quotidianamente.
Rimanere seduti alla scrivania tutto il giorno può sembrare produttivo, ma concedersi una pausa di 5-10 minuti quando si è stanchi può aumentare la concentrazione, soprattutto se si cammina o si fa un po' di stretching.
Elimina le distrazioni. Fai sapere ai colleghi di non voler essere disturbato oppure spostati in un'altra parte dell'ufficio per ridurre al minimo le distrazioni.
Dormi. La mancanza di sonno può influenzare il modo in cui lavori, quindi cerca di dormire bene la notte in preparazione della giornata lavorativa.
Essere più produttivi non significa necessariamente che le distrazioni quotidiane sono destinate a scomparire. Dovrai comunque partecipare alle riunioni e rispondere alle email e alle domande che ti vengono fatte. Il segreto è cercare di essere il più efficace possibile tra un'attività e l'altra.
Provare a migliorare la gestione del tempo può essere utile dal punto di vista sia personale che professionale. Potrai ridurre i livelli di stress e limitare al minimo gli errori, il che aumenterà la tua produttività.
Pensa a cosa ti fa perdere tempo durante la giornata e considera i processi che puoi attuare per ridurre al minimo questi aspetti.