За да управлявате по-добре времето си, трябва да зададете цели за това, което искате да постигнете за определен период от време, и да се фокусирате върху задачите, които се нуждаят най-много от внимание. В този урок ще разберем кои са най-често срещаните крадци на време, които намаляват ефективността Ви, и ще научите лесни съвети и похвати как да подобрите управлението на времето и производителността си. Е, кой или какво краде времето Ви? През деня може да има много разсейващи фактори, които да Ви пречат да работите.
Може да са малки, като телефонни разговори или имейли, на които да отговорите, въпроси на колеги или задачи, върху които се замисляте твърде много, но могат да се натрупат. Ако се опитвате да се концентрирате в шумен офис или не разполагате с нужното оборудване, за да работите ефикасно, може би самата работна среда Ви пречи. А може би продължителни ангажименти от деня Ви намаляват производителността Ви, като пътувания за срещи. Независимо дали обичате да отлагате, или има външни фактори или прекъсвания, заради които губите време, първата стъпка към по-добрата производителност е да установите какво Ви разсейва. Започнете да си отбелязвате колко време Ви отнемат отделните задачи.
Записването колко време Ви е нужно за ежедневните задачи, е важна стъпка, за да се уверите, че използвате максимално времето, с което разполагате. Опитайте да си направите ежедневен график или дневник, като използвате онлайн инструменти като електронна таблица или по старомодния начин – в бележник. Ключът към успеха е да си отбелязвате всичко – всяка задача, прекъсване, разговор или пауза за чай.
В идеалния случай трябва да събирате тази информация за продължителен период от време (седмица или две), за да получите точна представа къде отива времето Ви. Следващата стъпка е да помислите как да намалите прекъсванията, които открихте. Онлайн инструменти за производителност, като Asana, Basecamp и Google Keep, могат да Ви помогнат да създадете дигитални списъци със задачи, да управлявате задълженията си и да планирате деня си. Някои дори Ви дават възможност да делегирате задачи на други или да изпращате приятелски напомняния, когато наближава крайният срок. Много от тези инструменти са безплатни, а някои имат безплатни версии за по-малки екипи. Бъдете реалисти. Ако се опитвате да постигнете твърде много, производителността може да спадне, както и моралът. Започнете със списък със задачи по приоритет на хартия или в някой от споменатите онлайн инструменти. Задраскването на неща от списъка е страхотна мотивация и ще Ви помогне да постигате по-бързо задачите.
Ето пет съвета, които можете да внедрите в работния си ден, за да подобрите производителността си.
1. Не губете фокуса си на срещи: Опитвайте се да избягвате ненужните срещи, които не са задължителни или от полза за Вас. Времето Ви е ценно – използвайте го разумно. Ако Вие насрочвате срещите, определете ясни очаквания, предоставете предварително всички референтни материали и започнете и приключете навреме.
2 .Създавайте списъци със задачи: Създайте си навик да пишете списъци със задачи по приоритет с всичко, което трябва да свършите през деня.
3. Правете почивки: Да стоите по цял ден на бюрото си може да изглежда продуктивно, но кратките почивки по 5 – 10 минути, когато сте изморени, могат да повишат концентрацията Ви, особено ако се протегнете и разтъпчете.
4. Отстранете разсейващите фактори: Кажете на хората, че не искате да Ви прекъсват, или се преместете в друга част от офиса, за да намалите разсейващите фактори.
5. Спете: Липсата на сън може да се отрази на начина, по който работите, така че се опитвайте да се наспите добре през нощта, за да сте готови за следващия ден.
По-голямата производителност не означава задължително, че разсейващите фактори от ежедневието ще изчезнат: все още ще трябва да отговаряте на имейли и на въпроси, както и да ходите на срещи, но трябва да се постараете да сте възможно най-производителни през останалото време.
Подобряването на начина, по който управлявате времето си, може да Ви се отрази благоприятно в личен и професионален план – ще намалите стреса и грешките и ще увеличите производителността си. Помислете за крадците на време през деня и преценете какви процеси можете да използвате, за да ги сведете до минимум.