Att bli bättre på att hantera sin tid handlar om att ställa upp mål för vad man vill uppnå inom en given tid och att prioritera de uppgifter som kräver mest uppmärksamhet. I den här videon tar vi en titt på ett par tidstjuvar som gör dig mindre effektiv samt några enkla tips om hur du kan bli bättre på att hantera din tid för att bli mer produktiv.
Vem eller vad är det då som stjäl din tid? Det kan finnas många distraktionsmoment som lockar bort dig från jobbet under dagen. De kan vara små, t.ex. att besvara telefonsamtal, svara på kollegernas frågor eller att fundera för mycket på vissa arbetsuppgifter, men många bäckar små. Om du försöker koncentrera dig på ett bullrigt kontor eller inte har den utrustning du behöver för att jobba effektivt, kan det vara själva arbetsmiljön som distraherar. Det kan även finnas betydande delar av dagen då du är mindre produktiv, t.ex. under resor till eller från möten. Oavsett om det handlar om förhalande, externa faktorer eller störande avbrott som påverkar hur mycket tid som försvinner från arbetsdagen, är det första steget mot att bli mer produktiv att identifiera dessa störningsmoment. Börja med att anteckna hur lång tid det tar att genomföra enskilda arbetsuppgifter. Att registrera hur mycket tid du ägnar åt rutinuppgifter är ett viktigt steg mot att se till att du gör det mesta av den tid du har till ditt förfogande. Använd ett tidkort eller en logg varje dag. Du kan använda ett onlineverktyg som ett kalkylark eller ett hederligt gammalt anteckningsblock. Nyckeln till framgång är att registrera allt – varje uppgift, störning, samtal eller kaffepaus. Du bör helst samla in denna information under en längre tid (säg en eller två veckor) om du ska få en exakt bild av vad du gör med din tid.
Nästa steg är att se på de störningsmoment du har identifierat och försöka minimera dem. Produktivitetsverktyg på nätet som Asana, Basecamp och Google Keep kan hjälpa dig att skapa digitala att göra-listor, hantera dina arbetsuppgifter och planera dagen. I vissa verktyg går det även att delegera uppgifter till andra eller skicka vänliga påminnelser när en deadline närmar sig. Många av dessa verktyg är gratis, och vissa har kostnadsfria versioner för mindre team. Du måste vara realistisk. Om du försöker göra för mycket kan du bli mindre produktiv och rentav få mindre arbetslust. Börja med en prioriterad att göra-lista antingen på papper eller i ett av de onlineverktyg vi har nämnt. Att bocka av saker på listan är väldigt motiverande och ger dig mer kraft att få saker gjorda.
Här är fem bra tips som du kan använda för att bli mer produktiv varje dag:
1. Behåll fokuset under möten: Undvik onödiga möten som du inte behöver vara med på eller som du inte har nytta av.
2. Din tid är värdefull – använd den klokt. Om det är du som kallar till mötet ska du tydligt visa vad som är att vänta, tillhandahålla referensmaterial i förväg och börja och sluta i tid.
3. Skriv att göra-listor varje dag: Ta till vana att skriva ned en prioriterad lista med det du måste hinna med varje dag. Du kanske ser upptagen ut av att sitta vid ett skrivbord hela dagen, men att ta en paus på 5–10 minuter när du känner dig trött kan göra dig mer koncentrerad, i synnerhet om du sträcker och rör på dig.
4. Gör dig kvitt distraktionsmoment: Visa tydligt att du inte vill bli störd, eller bege dig till en annan del av kontoret så att du blir så lite störd som möjligt.
5. Sov: Sömnbrist kan påverka hur du arbetar, så försök sova gott hela natten så att du blir väl förberedd inför dagen som kommer.
6. Att vara mer produktiv innebär inte nödvändigtvis att vardagens distraktionsmoment försvinner: du måste fortfarande besvara e-post, svara på frågor och vara med på möten, men du bör kunna se till att du är så effektiv som möjligt däremellan.
Du kan ha nytta både i arbetslivet och i privatlivet av att försöka bli bättre på att hantera din tid genom att du blir mindre stressad och gör färre misstag så att du kan bli mer produktiv. Fundera på tidstjuvarna under dagen och på vad du kan göra för att hålla dem i schack.