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En esta sección, encontrarás material adicional que enriquecerán tu experiencia de aprendizaje. Estos videos no son parte de la certificación de Garage Digital de Google, así que considéralos como una oportunidad para explorar más temas interesantes.

El trabajo en la nube

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Con los negocios online cada vez más globales, conectarse con personas de diferentes zonas horarias se está convirtiendo en la forma más común de trabajar.

El software en la nube te permite colaborar con otras personas en una tarea en tiempo real, ya sea cara a cara o desde otro continente. Vamos a explorar los beneficios que trae trabajar en la nube, así como lo que se debe y lo que no se debe hacer.

Las plataformas de colaboración basadas en la nube como G Suite y Office 365 te permiten compartir, editar y trabajar simultaneamente con terceros en diferentes proyectos.

Colaborar en documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones en la nube te permite añadir contenido, editar y tener feedback a medida que otras personas trabajan en estos documentos. Todo en tiempo real.

Por ejemplo, imagina a un equipo trabajando en un proyecto espacial con ingenieros de todo el mundo. Las reuniones cara a cara están muy bien, pero no siempre son posibles, por lo que utilizar la colaboración en la nube para trabajar en los documentos, ahorra dinero y viajes. Todos los involucrados pueden tener el nivel de acceso requerido para su puesto, desde solo lectura hasta el modo de edición completo.

Sin la nube, cada miembro tendría que trabajar en un documento de forma individual y después pasárselo a la siguiente persona cuando haya terminado, lo que provocaría importantes retrasos.

Además, cada miembro del equipo puede crear una nueva versión del documento para editar, haciendo difícil el seguimiento de los cambios y de la versión más actualizada. Ambas opciones hacen que el proceso de colaboración sea lento e ineficiente, y que los problemas tarden mucho más tiempo en resolverse.

Por otro lado, trabajar en la nube puede ahorrar tiempo y, por lo tanto, dinero, así como garantizar la transparencia para todos los que trabajan en el proyecto. Los miembros del proyecto pueden acceder a la información desde sus portátiles, tablets o incluso smartphones cuando lo necesiten.

Los beneficios de la colaboración en la nube son claros pero, antes de empezar a trabajar, veamos algunas de las mejores prácticas para garantizar que obtienes el máximo provecho de estas plataformas:

Para empezar, una conexión a Internet fiable es fundamental cuando se trabaja en la nube para garantizar que el trabajo no se vea interrumpido por problemas de conectividad.

Las funciones de trabajo offline no siempre se configuran de forma predeterminada, por lo que deberás activarlas, para así evitar perder el trabajo no guardado y poder seguir trabajando si de repente estás sin conexión.

También deberías revisar el nivel de acceso que tiene cada usuario a los documentos en la nube para garantizar un proceso fluido al trabajar de forma colaborativa. Algunos pueden necesitar acceso completo a la edición de un documento, otros solo necesitan tener acceso a los comentarios, mientras que algunos solo necesitarán acceso para ver los archivos.

Por último, es importante crear una nomenclatura reconocible, para que todos los miembros del equipo puedan localizar fácilmente los archivos en la nube. Veamos un caso de estudio de una empresa que utilizó la colaboración en la nube para mejorar su funcionamiento:

“Aunque tenemos un pequeño negocio, necesitamos crear una infraestructura similar a la de una empresa grande. Por ejemplo, tenemos empleados trabajando en la oficina y también en la pastelería, por lo que necesitamos mantener una comunicación constante entre ambos.

Usamos Google Drive, lo que nos permite colaborar en documentos desde dos lugares diferentes simultáneamente, lo que nos ahorra tiempo y nos hace trabajar de manera más eficiente.

También usamos Google Calendar y cada vez que agregamos una orden a la nube, ésta se ve inmediatamente en la pastelería. Trabajar desde la nube nos permite ser más eficientes como equipoy nos hace ahorrar mucho tiempo.”

Ahora que hemos visto los beneficios de la colaboración en la nube, ten en cuenta las ventajas que tiene trabajar de esta manera y piensa en cómo la colaboración en la nube puede hacer que tu tiempo online sea más productivo.
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Ya sea que se trate de conectarte con un colega que trabaja desde su casa o con un equipo de otro país, la colaboración en la nube es una forma práctica de optimizar tu experiencia laboral. En este video, explicaremos cómo la colaboración en la nube puede ahorrar tiempo y abordaremos qué se debe hacer y qué no se debe hacer cuando se trabaja de esta forma.
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